Povinnosti spolků při zpracování osobních údajů jejich členů

28.01.2015 14:54

Povinnosti uvedené v tomto článku jsou určené členům České unie sportu, národním sportovním svazů, sportovním klubům a tělovýchovným jednotám, obecně však platí také pro ostatní spolky.

 

S ohledem na množící se dotazy k povinnosti národního sportovního svazu registrovat se u Úřadu na ochranu osobních údajů při zpracovávání osobních údajů o svých členech, předkládáme přehled základních povinností každého spolku v dané oblasti.

 

Povinnosti vyplývající pro spolky ze zákona č. 101/2000Sb. o ochraně osobních údajů jsou zejména následující: 

 

1. Oznamovací povinnost podle ustanovení §16 citovaného zákona (registrace u ÚOOÚ) se na spolky působící ve sportu, při zpracování údajů o jejich členech a pro jejich činnost, nevztahují, a to s odkazem na výjimku uvedenou v §18 zákona. Podle stanoviska ÚOOÚ se totiž jedná o zpracování osobních údajů, které sleduje filozofické cíle. Čili pokud sportovní svaz zpracovává pouze údaje o své členské základně, tyto používá pro svou činnost a údaje nezpřístupňuje bez souhlasu členů, pak není povinen se registrovat u ÚOOÚ podle §16 cit. zák. 

 

2. Spolky jsou ovšem povinny zajistit souhlas svého člena ke zpracování osobních údajů v rámci své činnosti. To se týká SK/TJ i svazu. U nových členů je nejjednodušším způsobem řešit toto v rámci přihlášky (SK/TJ, svaz - vzor ke stažení). Podle konzultace s ÚOOÚ lze zajistit souhlas člena např. i na prezenční listině při konání valné hromady SK/TJ apod.

 

3. Spolky jsou rovněž povinny splnit informační povinnost vůči svým členům podle §11 cit. zák., tj. informovat členy zejména o tom, že jsou shromažďovány jejich osobní údaje pro účely činnosti spolku, v jakém rozsahu (jméno, příjmení, rodné číslo atd.), komu mohou být zpřístupněny (do centrální databáze svazu, MŠMT apod.). I to je vhodné řešit u nových členů v rámci přihlášky do sportovního klubu, tělovýchovné jednoty. 

 

 

V případě sportovních svazů mohou být povinnosti uvedené pod bodem 2. a 3. plněny prostřednictvím jeho sportovních klubů. Sportovní svaz je pak povinen zajistit přímé plnění těchto povinností u individuálních členů, kteří nejsou členy žádného sportovního klubu.

 

Vzorový text souhlasu člena se zpracováním osobních údajů + přihlášky je sice koncipován především pro využití v rámci SK/TJ, ale lze ho bez problémů využit i pro národní sportovní svazy.